I nuovi formati PDF/A-2 e PDF/A-3
Sono recenti formati di file PDF ottimizzati per la archiviazione nel lungo periodo.
Per comprendere la problematica della archiviazione digitale nel lungo periodo facciamo un esempio.
Negli Archivi Nazionali della Gran Bretagna è depositato materiale per 580 TeraByte di dati, archiviati in formati ormai fuori mercato.
Convertirli in formati più moderni richiederebbe tempo e risorse economiche.
C'è pure da considerare che, nell'arco di pochi anni, anche il nuovo formato potrebbe diventare obsoleto e la conversione sarebbe quindi da ripetere.
Ci sono poi dei casi in cui oggi la conversione è impossibile: i file non si possono aprire perché non esistono più i programmi con i quali erano stati creati.
Tipico il caso delle società di software fallite o assorbite con cessazione della realizzazione di un particolare programma.
Per evitare questi problemi è stato creato uno standard, il PDF/A, per consentire anche dopo molti anni di aprire, consultare, stampare un documento archiviato come file, anche eventualmente munito di firma digitale e/o marca temporale, nel caso sia necessario avere la certezza con valore legale dell'identità del depositante e della data del documento.
Molti hanno scoperto il formato PDF/A quando è stato richiesto obbligatoriamente dalla CCIAA per il deposito dei bilanci e delle pratiche camerali.
Per l'esattezza il formato attualmente utilizzato è PDF/A-1 nelle sue due specifiche PDF/A-1a e PDF/A-1b.
Se vi limitate a predisporre documenti digitali in formato PDF/A per inviarli alla CCIAA e ad altri Enti, giungere a conoscenza di nuovi formato PDF/A potrebbe causare qualche perplessità.
Questo post è destinato a chiarire tutti i dubbi in merito
Generalità sui file in formatoPDF/A
Il PDF/A è una versione standardizzata ISO (International Organization for Standardization) del formato Portable Document Format (meglio noto come formato PDF) specializzata per la conservazione digitale nel lungo periodo dei documenti elettronici.
Il suo sviluppo procede parallelamente agli sviluppi della dematerializzazione dei documenti e della archiviazione digitale.
Quanti e quali sono gli standard PDF/A
PDF/A-1
E' definito dalla norma ISO 19005-1:2005 (pubblicata 1 ottobre 2005)
Lo standard specifica due livelli di conformità per i file PDF:
- PDF/A-1b ha l'obiettivo di garantire la riproduzione affidabile dell'aspetto visivo del documento.
- PDF/A-1a comprende tutti i requisiti di PDF/A-1b e inoltre richiede: alcune specifiche ulteriori quale ad esempio la mappa caratteri Unicode.
Ritengo opportuno chiarire che è lo standard attualmente richiesto in Italia per il deposito dei documenti presso la CCIAA e gli altri Enti pubblici.
Naturalmente nei prossimi anni sarà assai probabile il passaggio a standard superiori come il PDF/A-2 e il PDF/A-3.
PDF/A-2
E' definito dalla norma ISO 19005-2:2011 (pubblicata il 20 giugno 2011)
Dispone di alcune delle nuove funzionalità ed è retrocompatibile.
Ovvero tutti documenti validi PDF/A-1 sono compatibili con PDF/A-2.
Tuttavia i file conformi al PDF/A-2 non saranno necessariamente PDF/A-1 conformi.
Circa le nuove funzionalità si evidenziano:
- i cosiddetti layer, per avere in un solo file PDF versioni in più lingue dello stesso documento;
- è possibile includere in un solo file "contenitore" più file PDF, ad esempio un documento con i suoi allegati;
- lo standard JPEG2000 per la compressione delle immagini, più efficiente rispetto al precedente JPEG
- i font OpenType possono ora essere inseriti senza essere convertiti in PostScript Type 1 o TrueType;
- il supporto per le annotazioni effettuate;
- il supporto alle firme elettroniche avanzate
Lo standard specifica tre livelli di profondità:
- PDF/A-2a
- PDF/A-2b
- PDF/A-2u con livello "b" di conformità (PDF/A-2b) con l'ulteriore condizione che tutto il testo del documento utilizza Unicode
PDF/A-3
E' definito dalla norma ISO 19005-3:2012 (pubblicata il 15 ottobre 2012).
Tecnicamente parlando è una forma vincolata di Adobe PDF 1.7 (come definito in ISO 32000-1).
E' nuovissimo e per ora in Italia viene trattato solo a livello di addetti ai lavori...ma non rimarrà così per molto tempo.
PDF/A-3 ha una caratteristica in più di PDF/A-2: qualsiasi tipo di documento, incluse le tabelle di Excel, documenti Word, HTML, CSV, CAD o file XML, può essere incorporato in un documento PDF/A.
Un solo file come archivio completo di pratiche complesse, (documenti word, tabelle Excel, database, disegni tecnici in AutoCAD, immagini digitali...) forse è il futuro dell'archiviazione documentale.
Questo formato infatti è stato sviluppato per gestire l'archiviazione digitale di grandi quantità di documenti ufficiali realizzati in diversi formati.
Una necessità sentita sempre più urgentemente dalle organizzazioni burocratiche che hanno la necessità di gestire molte tipologie diverse di file "compattando" il più possibile le pratiche in un unico documento con una archiviazione sicura nel tempo.
Basti considerare che è stato l'Ufficio Amministrativo dei Tribunali degli Stati Uniti la forza trainante nella formazione di un comitato degli Stati Uniti per avviare uno standard ISO basati su PDF con queste caratteristiche.
